Casestudy 16 – Daihatsu M4 uit Duitsland

Deze import bleek ingewikkelder dan verwacht! Het begon eenvoudig, maar toen onze klant contact met ons opnam, kwam de deadline van 12 maanden voor belastingvrije import steeds dichterbij.

De auto zelf – een Daihatsu M4 uit 2008 – was volledig standaard, zonder aanpassingen. Het grootste probleem was dat de klant een belastingvrije import wilde, wat logisch was gezien de hoge CO₂-uitstoot. Zonder belasting zou de import meer dan € 700 kosten, wat veel is voor zo'n kleine auto.

Racen tegen de deadline

De klant had bijna alle benodigde documenten verzameld, behalve het uitschrijfbewijs uit Duitsland.

Omdat ze terug naar Duitsland moest reizen om het op te halen, zou dit nog eens twee maanden duren. Ze wilde echter direct met de douaneprocedure beginnen om de deadline van twaalf maanden voor belastingvrije invoer te halen (ze zou familie in Duitsland bezoeken, dus ze ging niet alleen om het document op te halen).

Wij hebben de aanvraag bij de douane ingediend, maar zoals verwacht, vroeg de douane om het ontbrekende uitschrijvingsdocument.

Toen onze klant eindelijk met het document uit Duitsland terugkeerde, ontstond er een groot probleem: het document was gedateerd op de huidige datum, in plaats van op de datum waarop ze daadwerkelijk in 2023 naar Portugal was verhuisd.

Ondanks onze eerdere richtlijnen over hoe het document moest worden uitgegeven, bleek dat ze zich nooit formeel uit Duitsland had laten uitschrijven. Daarom eiste de douane dat ze zes maanden in Duitsland woonde vóór de datum op het document – niet toen ze daadwerkelijk verhuisde. Heel ingewikkeld!

Gemiste deadlines en onverwachte tegenslagen

Terwijl dit gebeurde, had de douane een brief naar onze klant gestuurd met een nieuwe deadline. Helaas zag ze die pas toen die al verstreken was. Op dat moment was het te laat: de auto kon niet meer belastingvrij worden ingevoerd.

Een weg vooruit vinden

Nu belastingvrije import geen optie meer was, leek het proces vast te lopen. De documenten klopten niet en er was geen manier om ze werkend te krijgen.

Gelukkig konden we het proces omzetten naar een import met belastingen. Hiervoor was een ondertekende brief van onze klant nodig, wat natuurlijk extra tijd en een belastingbetaling van € 700 vereiste.

Financiële problemen en vertragingen

Omdat onze klant financieel niet voorbereid was op de € 700 ISV-belasting, was het lastig om de betaling direct te doen.

Om te helpen, hebben we de procedure gestart, maar de douane wilde niet verder totdat de belasting volledig was betaald. Helaas verliep de communicatie met de douane traag en gingen er weken verloren aan het wachten op reacties.

Tegen de tijd dat ze het geld voor de belastingbetaling bij elkaar had, was de zaak door de douane al van tafel geveegd. Het had geen prioriteit meer en de goedkeuring duurde veel langer dan normaal.

Eindresultaat

Uiteindelijk is alles goed gekomen. We hebben het volgende bereikt:

• Pas het proces aan op een belaste import, ondanks het oorspronkelijke plan.
• Spreid de betalingen om de financiële druk te verlichten.
• Overwin de douanevertragingen om de auto eindelijk geïmporteerd te krijgen.

Hadden we iets anders gedaan?

Met de kennis van nu zou het sneller en gemakkelijker zijn geweest om vanaf het begin belasting te heffen bij import. Het proces had in slechts een paar weken afgerond kunnen zijn.

We wisten toen echter nog niet dat onze klant zich nooit officieel had uitgeschreven. Ze had ons verteld dat ze alleen het document nodig had. Gezien die informatie zijn we er nog steeds van overtuigd dat we de juiste beslissing hebben genomen.

In de toekomst zullen we echter voorzichtiger zijn en meer specifieke vragen stellen om er zeker van te zijn dat klanten zich daadwerkelijk hebben uitgeschreven voordat we een belastingvrije import uitvoeren.

Belangrijkste opmerkingen

• Begin uw importproces op tijd. Wacht niet tot de laatste maanden van uw deadline van 12 maanden. Als er documenten ontbreken, heeft u mogelijk niet genoeg tijd om het probleem op te lossen.
• Zorg ervoor dat u officieel bent uitgeschreven uit uw vorige land. Als u dat niet bent, kan dit de belastingvrije importprocedure volledig verstoren.
• Let op de deadlines van de douane. Als u te lang wacht met het verzamelen van documenten, kan de douane een deadline stellen – en als u deze mist, verliest u de kans op belastingvrijstelling.
• Als u de vereiste documenten niet snel kunt aanleveren, kunt u rekenen op lange vertragingen. Het ontbreken van documenten kan de procedure aanzienlijk vertragen.